Digitalisierung: Weniger Ärger mit dem ganzen Formularkram

Digitalisierung verspricht Aktenordnerabbau

31. Mai! Wir hoffen, Sie haben spätestens heute rechtzeitig zum Stichtag Ihre Steuererklärung 2015 beim Finanzamt abgegeben. Falls nicht, haben Sie hoffentlich nicht erst gestern eine Fristverlängerung beantragt. Oh weh, alle Jahre wieder der Kampf mit Belegen und Bescheinigungen und vor allem die verzweifelte Suche nach dieser einen Quittung, die man doch ganz bestimmt sauber abgeheftet hat – und die sich dann in der Küchenschublade findet. Warum schafft man die Quälerei mit der Steuererklärung nicht endlich ab? Nun, die Cloud respektive die zunehmende cloud-bedingte Digitalisierung von Prozessen lassen auf steuererklärungsfreie Zeiten hoffen. Denn dank Cloud und Digitalisierung werden bereits heute in den Unternehmen Aktenordner und Aktenschränke überflüssig, wie das folgende Szenario beschreibt: „Mitarbeiter erfassen ihre Stunden sofort auf dem Handy und schicken sie in die Cloud. Dort werden die Stunden gleich dem richtigen Auftrag und dem richtigen Lohnkonto zugeordnet. Krankmeldungen und Urlaubsanträge landen nicht mehr in dicken Ordnern, sondern ebenfalls automatisch in der Cloud, nachdem sie eingescannt wurden.“ Darin ist alles bestens sortiert und vom Steuerberater direkt abrufbar. Der nutzt „die Daten für die Lohnabrechnung und verschickt am Monatsende die Gehaltszettel per Mail an die Mitarbeiter“. Fehlt bloß noch, dass die Geldscheine dann aus dem Drucker kommen, wie der Titel des „Handwerk.com“-Beitrags „Der Lohn aus der Cloud“ vermuten lässt …

Cloud-Lösungen der Marke »extrasicher«

„Klingt gut. Doch die Digitalisierung besonders sensibler Personaldaten und -dokumente wirft auch eine Menge Fragen an die Anbieter solcher Cloud-Lösungen auf: Sind die Daten dort sicher? Wer genau hat Zugriff – und ist der Datenschutz dabei gewährleistet?“ Dass Personalverantwortliche gegenüber dem Datenschutz eher pessimistisch eingestellt sind, zeigt eine aktuelle Studie von Kienbaum und des Bitkom. Demnach nutzt nur die Hälfte der Befragten Cloud-Lösungen zur Unterstützung eigener Personalprozesse. 40 Prozent lehnen sie aus Angst vor Datenverlust ab. Insbesondere den Datenschutz digitaler Personalakten und Gehaltsabrechnungen in der Datenwolke bewerten die Befragten als kritisch. Ganze 80 Prozent blicken zumindest kritisch auf das Thema Cloud, wie Sie in der „IT-Business“-Meldung „Personalmanager stehen Cloud reserviert gegenüber“ genauer nachlesen können. Einerseits verständlich, denn vor allem Gehaltsmitteilungen sollten nicht in die Hände von Unbefugten fallen. Andererseits gibt es für solch sensible Daten Cloud-Lösungen der Marke »extrasicher«, wie sie beispielsweise unser Partner d.velop mit „foxdox“ anbietet. Es gibt jedenfalls, wie wir von unserem Partner wissen, jede Menge kleine und mittelständische Unternehmen, die via „foxdox“ ihre „Gehaltsabrechnungen digital an ihre Mitarbeiter [verteilen]“.

Papierloses Büro: bitte schnell!

Einer der Slogans von d.velop heißt „Das Papierlose Büro – foxdox macht es möglich, sowohl im Unternehmen als auch im Privatleben.“ Nun, wie es um das sogenannte Print- und Dokumenten-Management in Deutschland bestellt ist, das hat IDC jetzt untersucht. Laut dem Analystenhaus „planen fast sechs von zehn Unternehmen, insbesondere ihre dokumentenintensiven Prozesse zu digitalisieren – oder wenigstens zu optimieren (56 Prozent). Bei einer vergleichbaren Befragung vor zwei Jahren lag jener Anteil erst bei 42 Prozent.“ Und warum? Weil auch die Unternehmen (ebenso wie Sie bei der Steuererklärung) die Sucherei zur Verzweiflung bringt: „Die Suche nach Informationen – dies umfasst unstrukturierte Daten in E-Mails oder aus dem Web sowie strukturierte Daten – bereitet den Mitarbeitern das größte Kopfzerbrechen“, wie 42 Prozent der Befragten zugaben. Und während deshalb bei Ihnen die Laune sinkt (gibt es eigentlich Studien darüber, wie viele Ehen beim Erstellen der Steuererklärung zerbrochen sind?), sinkt laut IDC in den Unternehmen die Produktivität (44 Prozent). „Zugleich leiden auch die Mitarbeiter- (40 Prozent) sowie die Kundenzufriedenheit (35 Prozent) unter ineffizienten Dokumenten-Workflows.“ Mehr dazu lesen und sehen Sie in einem Beitrag und einer Infografik zum Thema „Print- & Dokumenten-Management in Deutschland 2016“ auf „Korker’s Look @ IT“ …

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